Le Groupe Mutuel se dote d’un nouveau système d’information en Ressources Humaines
Créé en 1993, le 3ème assureur suisse a réussi le coup de force de mettre en place la solution 9.0 de l’éditeur en 18 mois à peine. Une performance rendue possible par la qualité et l’expertise des équipes de la filiale helvète de « Des Systèmes & Des Hommes »
Fort d’une trentaine d’agences réparties à travers le pays et plus de 1 500 collaborateurs, le Groupe Mutuel est un des leaders suisses dans le domaine des assurances maladie et accident, de l’assurance vie et des assurances entreprises. Cette association d’assureurs, qui vient de fêter ses 15 années d’existence, a réalisé en 2007, un chiffre d’affaires de 3,039 milliards de francs suisses (près de 2 milliards d’euros) et compte aujourd’hui 875 000 assurés.
Dès l’origine, la mise en place d’un nouveau SIRH s’est inscrite dans un projet plus ambitieux de refonte globale du système d’information du Groupe décidé début 2004. Dès lors, il importait pour la société de se doter d’un outil complet, facile à mettre en œuvre, et possédant une vraie « philosophie » RH. Une fois ces contraintes spécifiées, le choix de PeopleSoft Enterprise 9.0 et Oracle eBusiness Suite s’est rapidement imposé (avril 2007). A charge pour « Des Systèmes et des Hommes » (S&H) – retenue pour l’implémentation – de confirmer son rang et sa réputation en s’employant à déployer sept modules de la solution RH PeopleSoft 9.0… avant la fin de l’année 2008. La course contre la montre pouvait commencer.
Pour ce faire, une organisation et un planning des plus précis ont du être définis, passant principalement par la mise en place d’ateliers fonctionnels entre les différentes équipes « métiers » du Groupe et les consultants de S&H. L’objectif : préciser en amont toutes les spécifications souhaitées. Par ailleurs, une intégration et un recettage modulaire ont permis de valider, étape par étape, les grandes lignes du projet. Concrètement, celui-ci s’est déroulé comme suit :
– septembre 2007 : mise en place du socle RH et de la solution ePerformance (gestion des compétences)
– octobre 2007 : gestion de la formation
– janvier 2008 : Paie, gestion de la rémunération, gestion des carrières & des plans de successions
– mai 2008 : gestion du Recrutement
– juin 2008 : gestion des apprentis en contrats d’alternance
– novembre 2008 : gestion de la rémunération variable des agents (basée sur « Oracle Incentive Compensation »)
Ludovic Bruchez, Cadre supérieur RH en charge de ce projet au sein du Groupe Mutuel confie : « La collaboration avec S&H a été intensive. Si le projet a été mené à bien et dans les temps, c’est en grande partie grâce à la qualité des « workshops » animés par ses équipes. Il faut également louer la maîtrise des consultants de l’ensemble des problématiques de l’application ainsi que leur réactivité et leur disponibilité durant toute la période de mise en œuvre. Un travail remarquable de bout en bout. »
Premier bilan : La mise en place de ce nouvel outil a modifié sensiblement les habitudes de travail du pôle RH. Fluidification de l’information, homogénéisation des pratiques, validation des procédures, les gains sont évidents et concernent aussi bien les processus d’évaluation, de recrutement et de gestion des congés. Autre avantage non négligeable, la Direction des Ressources Humaines du Groupe Mutuel peut dorénavant concentrer ses activités sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Et si l’on admet généralement que c’est à l’informatique de s’adapter aux processus métiers, on sera intéressé d’apprendre qu’en quelques cas, le Groupe Mutuel a su s’adapter aux règles prédéfinies du logiciel, tant certaines relevaient du bon sens et allaient rapidement contribuer à une meilleure marche du service.
